%95 daha az yeniden işleme işi; ne kadar tasarruf edebilirsiniz?

Eskiden yeniden çalışmanın işin sadece bir parçası olduğunu düşünürdüm. Yorumların olduğu bir dosya geldi. Bir örnek hedefi kaçırdı. Bir devir, tahminlere çok fazla yer bıraktı. Daha sonra aynı görev tekrar takıma devredildi. Ve yine. Öğrendiğim şey basit: yeniden çalışma nadiren büyük bir hatadan kaynaklanır. Genellikle biriken küçük boşluklarla başlar. Özette eksik bir detay. Belirsiz bir onay notu. Çok erken gönderilen bir sürüm. Müşterinin ne demek istediğini tahmin etmesi gereken bir ekip üyesi. Zamanın kaybolduğu yer burasıdır. Enerjinin düştüğü yer burasıdır. Kimse hemen fark etmese bile maliyetlerin arttığı yer burasıdır. Yeniden çalışmayı %95 oranında azaltabilseydim daha hızlı çalışmaya çalışmazdım. Daha temiz çalışmaya çalışırdım. Bir projenin ilerlemesini sağlayan parçaları geri adım atmadan saklardım. Net özeti saklardım. Doğru örneği saklardım. Teslimden önce son kontrolü saklardım. İşler ters gittikten sonra değil, başlamadan önce bir soru daha sorma alışkanlığımı kurtarırdım. İşte bunu nasıl yapacağım. 1) Özeti kendim kullanacakmış gibi yazardım. Belirsiz bir talep aldığımda bir sonraki sorunu neredeyse tahmin edebiliyorum. Müşteri “Daha iyi hale getir” diyor. Tasarımcı bunun stil anlamına geldiğini düşünüyor. Yazar bunların tonu kastettiğini düşünüyor. Satış ekibi bunun hız anlamına geldiğini düşünüyor. Hiç kimse hatalı değil. Özet şu: Özeti kısa ama eksiksiz tutmayı seviyorum: - Ne yapılması gerekiyor - Kimin için - Nihai sonuç nasıl görünmeli - Ne aynı kalmalı - Nelerden kaçınılmalı Bunu yaptığımda, işe güvenilmesi kolaylaşır. 2) Kontrol etmeden iş teslim etmeyi bırakırım Hızlı bir devir teslim iyi hissettirir. Aynı zamanda gürültü de yaratır. Bir keresinde küçük bir biçimlendirme sorununun iki günlük bir gecikmeye dönüştüğünü görmüştüm çünkü üç kişi, bir sonraki kişinin sorunu zaten kontrol ettiğini varsayıyordu. Bu tür bir gecikme dramatik görünmüyor. Sadece haftayı tüketiyor. Şimdi basit bir kural kullanıyorum: Eğer bir dakikada ne bitirdiğimi açıklayamıyorsam, o hareket etmeye hazır değildir. Bu alışkanlık beni birçok tekrarlanan düzeltmeden kurtardı. 3) Gerçeğin tek kaynağını saklardım Pek çok yeniden çalışma eski dosyalardan gelir. Bir versiyon e-postada duruyor. Bir versiyon sohbette yaşıyor. Bir sürüm, dosya adında "final" olarak yeniden adlandırılır, daha sonra başka bir "final2" görünür. Tanıdık geliyor çünkü birçok takım bunu yapıyor. En son dosya, en son not ve en son onay için tek bir paylaşılan yeri tercih ediyorum. Ekip nereye bakacağını bildiğinde insanlar aynı şeyi sıfırdan yeniden inşa etmeyi bırakır. 4) Tahmin değil örnekler kullanırım. Takımın bir stile uymasını istersem bir örnek gösteririm. Bir ürün açıklamasının kulağa sakin ve net gelmesini istersem işe yarayan bir açıklama gösteririm. Müşterinin cevabının sıcak olmasını istersem, istediğim tonu gösteririm. İnsanlar görebildikleri bir modelle daha iyisini yaparlar. Bunu küçük bir çevrimiçi mağazada gördüm. Destek yanıtları sürekli olarak yeniden yazıldı çünkü herkes farklı bir tarzda yanıt verdi. Sık karşılaşılan sorunlar için üç örnek yanıt oluşturduk. İleri-geri hızla düştü. Takımın daha fazla baskıya ihtiyacı yoktu. Daha iyi bir başlangıç ​​noktasına ihtiyaçları vardı. 5) Müşteri görmeden önce çalışmayı gözden geçirirdim. Bu kulağa basit geliyor. Hala atlanıyor. Hızlı bir inceleme, daha sonra en çok acıya neden olan hataları yakalar: - eksik isimler - yanlış tarihler - bozuk bağlantılar - eşleşmeyen sayılar - belirsiz ifadeler - düzen sorunları Her şeyi bir anda incelemeye çalışmıyorum. Başka bir düzenleme turuna neden olma olasılığı en yüksek olan parçaları kontrol ediyorum. Bu küçük duraklama çoğu zaman saatlerce tasarruf sağlar. 6) Değişikliğin arkasındaki gerçek nedeni sorardım. Her düzenleme isteği aynı anlama gelmez. Müşteri renk değişikliği isteyebilir ancak asıl sorun görünürlüktür. Bir yönetici daha kısa bir kopya isteyebilir, ancak asıl sorun mesajın çok kalabalık gelmesidir. Alıcı yeni bir format isteyebilir ancak asıl sorun kilit noktayı bulamamasıdır. Doğrudan bir soru sorduğumda: "Hangi kısmı işinize yaramıyor?" — Çoğu zaman gerçek sorunu daha hızlı buluyorum. Yeniden çalışmanın küçülmeye başladığı yer burasıdır. Yeniden çalışmanın tamamen ortadan kaldırılabileceğine inanmıyorum. Bu bir fantezi olurdu. İnsanlar fikirlerini değiştirir. Projeler değişiyor. Piyasalar hareket ediyor. Gerçek işin sürtünmesi vardır. Ben şuna inanıyorum: Bir ekip yeniden çalışmayı normal atık olarak değerlendirmeyi bırakabilir. Bu değişim her şeyi değiştirir. Özet yazma şeklimi değiştiriyor. Bir görevi devretme şeklimi değiştiriyor. Kendi çalışmamı inceleme şeklimi değiştiriyor. Müşterilerle konuşma şeklimi değiştiriyor çünkü tahmin etmeyi bırakıp açıklamaya başlıyorum. Eğer bir şeyi saklamam gerekseydi, netliği korurdum. Başlangıçta netlik. Devir sırasında netlik. Onaydan önce netlik. Yeniden çalışmayı engelleyen şey budur. Zaman kazandıran da budur. İyi çalışmanın tekrar tekrar geri dönmesini engelleyen şey de budur.

Aynı sorunu birçok kez gördüm: Bir ekip işi yapıyor, sonra işin bir kısmını tekrar yapıyor. Bir çizim değişir. Bir devir yanlış gider. Bir ayrıntı gözden kaçıyor. Bu ekstra iş ilk bakışta küçük görünse de emek, malzeme ve odaklanmayı tüketmeye devam ediyor. Bu yüzden yeniden çalışmayı önemsiyorum. Daha az yeniden çalışma, yalnızca daha sorunsuz çalışma anlamına gelmez. Bu, daha iyi marj, daha az stres ve daha temiz bir süreç anlamına gelebilir. Asıl soru, yeniden çalışmanın kara zarar verip vermediği değildir. Öyle. Asıl soru şu anda ne kadar kârın kaybedildiğidir. Genelde basit bir şekilde bakıyorum. Ekibiniz bir projeye 100 saat harcıyorsa ve bu saatlerin 15'i hataları düzeltmeye gidiyorsa, işi ilerletmeyen bir iş için para ödüyorsunuz demektir. Bu yeniden çalışmayı 5 saate düşürürseniz 10 saat serbest kalırsınız. Bu 10 saat yeni işe, daha hızlı teslimata veya daha düşük maliyete harcanabilir. İşte birlikte çalıştığım küçük bir servis ekibinden basit bir örnek. Her hafta müşteri kurulumlarıyla ilgileniyorlardı. Başlangıçta aynı dosyalardaki eksik ayrıntıları düzeltmeye devam ettiler. 4 saat sürmesi gereken bir kurulum genellikle 6 saat sürüyordu. Kısa bir kontrol listesi ve son bir inceleme adımı ekledikten sonra ortalama 4,5 saate düştü. Ekip bir gecede daha akıllı hale gelmedi. Hataları tekrarlamayı bıraktılar. Bu tür bir değişiklik kârı çok doğrudan etkileyebilir. Genellikle düzeltmeyi birkaç adıma bölerim. - Yeniden çalışmanın nerede başlayacağını buluyorum, devire, onay noktasına, kuruluma veya son kontrole bakıyorum. Çoğu yeniden çalışmanın bir kaynağı vardır. Nadiren tesadüfen ortaya çıkar. - Saatleri, malzeme israfını, hizmet kredilerini, gecikmeleri ve ekstra yönetici çalışmasını sayarak maliyeti ölçüyorum. Ölçmezsem yönetemem. - Önce en sık karşılaşılan hatayı düzeltirim. Her sorunu bir anda çözmeye çalışmıyorum. En sık ortaya çıkan hataya odaklanıyorum. - Basit bir kontrol ekliyorum Bir kontrol listesi, bir şablon, bir örnek dosya veya son bir inceleme, birçok tekrarlanan hatayı durdurabilir. - Süreci takip etmeyi kolay tutuyorum Bir süreç çok uzunsa insanlar adımları atlıyor. Basitse insanlar onu kullanır. - Neyin başarısız olduğunu, nerede başarısız olduğunu ve neden başarısız olduğunu bilmek için modeli her hafta gözden geçiriyorum. Bu aynı sorunun geri gelmesini engellememe yardımcı oluyor. Ayrıca yeniden çalışmanın sadece bir süreç sorunu olmadığına inanıyorum. Çoğu zaman bir iletişim sorunudur. İnsanlar tahminde bulunduklarında daha sonra düzeltmeler yaparlar. Ekipler aynı standardı paylaşmadığında işler ileri geri gider. Özet zayıf olduğunda sonuç zayıf olur. Bunu tasarım çalışmalarında, satış desteğinde ve operasyonlarda gördüm. Desen aynı. Başlangıçta küçük bir boşluk, sonunda daha büyük bir maliyete dönüşür. Bir üretim müşterisi bana iyi bir ders verdi. Rötuş için sürekli geri gelen bir parçada para kaybediyorlardı. Ekip ilk başta beceriyi suçladı. Daha yakından baktım ve sorunun kurulumdaki gevşek bir adımdan kaynaklandığını gördüm. Üretim başlamadan önce basit bir ölçüm kontrolü eklediler. Kusur oranı düştü ve ekip aynı parçayı tekrar tekrar tamir etmek için daha az zaman harcadı. Bu, insanların sıklıkla kaçırdığı türden bir kazançtır. Daha az yeniden çalışma her zaman ilk günde çarpıcı bir büyüme anlamına gelmez. Birçok kazanım sessizdir. Burada birkaç saat tasarruf edildi. Orada daha az hurda var. Daha az müşteri şikayeti. Daha hızlı teslimat. Daha iyi bir takım havası. Bu parçalar birikiyor. "Ne kadar daha fazla?" sorusuna tek bir cevap vermem gerekse şunu derdim: İş sonucunu değiştirmek yeterli olabilir, ancak ekip yeniden çalışmayı işin normal bir parçası olarak değil, takip edilmesi gereken bir maliyet olarak ele alırsa. Dürüst olduğu için bu yaklaşımı tercih ediyorum. Büyü vaat etmiyor. Bir yol verir. Daha az yeniden çalışmaya odaklandığımda karı içeriden koruyorum. Ayrıca işin güvenilmesini kolaylaştırıyorum. Ve bu önemlidir, çünkü temiz bir süreç genellikle kârın dışarı sızmasını önlemenin en iyi yoludur.

Aynı sorunu tekrar tekrar görüyordum: Bir iş başlangıçta iyi görünüyordu, sonra düzeltmeler, ekstra kontroller ve gecikme için geri geliyordu. Dosya neredeyse bitmek üzereydi ama ekibim yine de dosyaya bir kez daha dokunmak zorunda kaldı. Sonra bir kez daha. Yeniden çalışma böyle hissettiriyor. Çabayı tüketir. Moral bozuyor. Aynı zamanda gerçek maliyeti de gizler çünkü israf sadece ekstra emek değildir. Kaçırılan teslimat, ileri geri hareketler ve bunu takip eden stres. Eğer yeniden işleme %95 oranında düşerse buna şans demezdim. Ben buna daha iyi bir süreç derdim. Yeniden çalışmanın nadiren büyük bir başarısızlıktan kaynaklandığını öğrendim. Genellikle birçok küçük boşluktan gelir. Zayıf bir brifing Eksik bir spesifikasyon Aceleye getirilmiş bir devir Çok geç gerçekleşen bir kontrol Bir ekip üyesinin onaylamak yerine tahmin yürütmesi Bunu küçük bir paketleme ekibinde gördüm. Etiketler yazdırıldı, ardından tarih formatı yanlış olduğu için reddedildi. Tasarım iyiydi. Ürün iyiydi. Hata, brifingdeki kimsenin onaylamadığı bir satırdan kaynaklanıyordu. Küçük bir boşluk, bir sürü ekstra çalışmaya neden oldu. Bu tür bir kayıp önlenebilir. Bana en çok yardımcı olan şey insanlardan daha fazla çalışmalarını istememekti. Ekipten daha az varsayımla çalışmasını istedim. Özetle başladım. Her talebi basit ve eksiksiz hale getirdim: Ne yapılması gerekiyor Çıktının nasıl görünmesi gerektiği Ne değişmemeli Kim onaylıyor Son kontrolün neyi kapsaması gerekiyor Brifing belirsiz olduğunda, yeniden çalışma arttı. Özet açık olduğunda sorular iş bittikten sonra değil, daha erken gelirdi. Ayrıca işe başlamadan önce kısa bir kontrol de ekledim. Bu ağır bir süreç değildi. Küçük tuttum. Üç şey sordum: Takım hedefi anlıyor mu? Dosyalar, ölçümler veya referanslar doğru mu? Daha sonra düzeltmeye neden olabilecek eksik detay var mı? Bu küçük duraklama pek çok beladan kurtardı. Ayrıca geri bildirimin verilme şeklini de değiştirdim. Daha önce, sorunun çözülmesi zaten ekstra maliyet anlamına geldiğinden geri bildirim genellikle en sonunda geliyordu. Bundan sonra daha küçük adımlarla geri bildirim istedim. Bir taslak. Bir örnek. Hızlı bir inceleme. Bir sonraki aşamadan önce bir imza. Bu, birlikte çalıştığım bir matbaada yardımcı oldu. Müşterileri sanat eserlerini ancak tam üretim başladıktan sonra onaylıyordu. Hatalar pahalıya mal oldu. Önce bir test kanıtını incelemeye başladıktan sonra düzeltmelerin sayısı çok düştü. Ekip hâlâ ayarlamalar yapıyordu ancak bunlar daha küçüktü ve kullanımı daha kolaydı. Sürekli olarak geri döndüğüm nokta bu. İnsanlar hataları erken yakalayabildiğinde yeniden çalışma düşer. Ayrıca tekrarlanan hataları da izledim. Aynı sorun iki kez ortaya çıkarsa bunu kişisel bir sorun olarak değil, bir süreç sorunu olarak ele aldım. Bu, konuşmayı değiştirdi. “Hatayı kim yaptı?” demek yerine “Süreç bu hatanın nereye kaymasına izin verdi?” diye sordum. Bu değişim önemli. İnsanlar suçlanmadıklarını hissettiklerinde daha açık olurlar. Gerçekte ne olduğunu paylaşıyorlar. Daha iyi cevaplar alıyorum. Düzeltme pratik hale gelir. Bir vakada ekip üretime yanlış dosya sürümünü göndermeye devam etti. Dikkatsiz olduklarından değildi. Birbirine benzeyen çok fazla dosya adı vardı. Adlandırma kuralını değiştirdik, bir kaynak klasör ekledik ve eski kopyaları kaldırdık. Hatalar durdu. Basit değişiklikler çoğu zaman uzun toplantıları geride bırakır. Kısa kontrol listelerini de seviyorum. Uzun olanlar değil. Kısa olanlar. Bir kontrol listesi, ekibin en önemli adımları hatırlamasına yardımcı olduğunda işe yarar. Evrak işi gibi hissettirmemeli. Emniyet kemeri gibi hissetmelidir. Kendi çalışmam için birkaç temel kontrol kullanıyorum: Talep açık Format doğru Rakamlar eşleşiyor Örnek onaylandı Nihai çıktı brifingle eşleşiyor Bu birçok görev için yeterli. Yeniden çalışma oranı düşük takımlara baktığımda aynı alışkanlıkların tekrar tekrar yaşandığını görüyorum. Yalnızca belleğe güvenmezler. Herkesin aynı şeyi anladığını varsaymazlar. Çalışmayı görünür hale getiriyorlar. Sorunları erken yakalarlar. Adımları basit tutuyorlar. Görüşümü özetlemem gerekirse şunu söyleyebilirim: İnsanlar mükemmelleşti diye yeniden çalışmak düşmez. Düşüyor çünkü sistem onlara daha az tahmin alanı veriyor. Bu yüzden brifing, devretme, inceleme ve son kontrole dikkat ediyorum. Bunlar atıkların saklandığı yerlerdir. Bunları düzelttiğinizde sonuç hızla değişir. Eğer yeniden işleme oranım %95 oranında düşseydi, bir şeyden emin olurdum. Ekip sadece daha fazla çalışmadı. İşin kendisinin doğru yapılması daha kolay hale geldi. Sektör trendleri ve çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Fuzhen ile iletişim kurun: mr.wang@fzsmarttool.com/WhatsApp 13967978494.

Anna Smith 2023-06-15 Modern Ekiplerde Yeniden Çalışmayı Yönetmek Michael Turner 2022-09-08 Net Aktarmalar Yoluyla Hata Döngülerini Azaltma Laura Bennett 2021-11-20 Ticari Operasyonlarda Yeniden Çalışmanın Gerçek Maliyeti David Collins 2024-02-14 Daha Hızlı Teslimat için Daha İyi Özetler Oluşturmak Emily Carter 2020-07-30 Tekrarlanan Çalışmaları Kesen Kalite Kontrol Uygulamaları James Wilson 2023-01-05 Netlik Süreç Verimliliğini Nasıl Artırır?